مشاوره ایزو (ISO)

مشاوره ایزو چگونه انجام می شود ؟

در خصوص نیاز سازمان ها به مشاوران سیستم های مدیریت (ISO)، میتوان گفت، اگرچه که فدراسیون جهانی ایزو الزامات خود را برای هر استاندارد منتشر نموده اما این الزامات مانند یک کتاب قانون هستند ، که سازمان های مختلف برای استفاده درست و بهینه از این قوانین نیازمند مشاورانی هستند که علاوه بر آشنایی با این الزامات از قوانین و مقررات جانبی مورد نیاز استقرار ، مدل های پیاده سازی هر یک از بندهای استاندارد ، تکنیک های تحلیلی و … به خوبی اطلاع داشته باشند .

به زبان ساده می توان گفت که استقرار این استانداردها به سه فاز شناخت  سازمان ، مستند سازی و سابقه سازی تقسیم می شوند .

مشاوره ایزو (ISO) و چگونگی استقرار آن

فاز اول :فاز شناخت

در این فاز مشاوران موظفند تا وضعیت و شرایط کنونی سازمان را با الزامات استاندارد مورد درخواست بسنجند و در گزارشی میزان تطابق سازمان مشتری و اولویت های طراحی سیستم و مشکلات و معضلات موجود را به کارفرما ارائه نمایند.

در بسیاری از سازمان ها  به صورت ویژه در مجموعه هایی که قدمت تولید دارند بخشی از الزامات استاندارد بصورت روتین رعایت می شود اما کابران مربوطه با توجه به عدم آگاهی از استاندارها به این مهم واقف نیستند ، بنابراین فاز شناخت برای داشتن یک برنامه منظم ، منسجم و دقیق حائذ اهمیت می باشد.

مهم ترین نکته در فاز شناخت ، شناسایی فرایندهای سازمان می باشد.

فاز دوم : مستندات سازی

این فاز به معمولا به دو بخش عمومی و فنی تقسیم می شود؛

در بخش عمومی مشاوران موظفند تا الزاماتی که برای استقرار خود سیستم های نیاز می باشد را ایجاد نمایند ، که این الزامات شامل مستنداتی به شرح ذیل می باشد :

•  خط مشی
• روش کنترل مستندات
• روش اقدام پیشگیرانه
• روش اقدام اصلاحی
• روش کنترل سوابق
• روش ممیزی داخلی
• روش تعیین اهداف و برنامه های سازمان
• روش برگزاری حلسات بازنگری مدیریت
• روش جمع آوری و تحلیل اطلاعات
• نظامنامه

در بخش فنی مشاوران علاوه بر دانش فنی خود نیازمند همراهی و پشتوانه کامل سازمان می باشند ، چون در این بخش مستندات تخصصی سازمان تهیه می شود که میتواند شامل موارد ذیل باشد :

•  روش تولید و برنامه ریزی
• روش کنترل کیفت از مواد اولیه تا محصول نهایی
• روش نگهداری و انبارش
• روش خرید
• روش فروش و ارائه خدمات به مشتریان
• روش مدیریت منابع انسانی و مدیریت دانش
• روش ارتباط با مشتریان
• روش های پشتیبانی محصولات و خدمات
• روش ردیابی محصول

البته الزامات عمومی به تناسب استاندارد مورد نیاز سازمان ها قابل تغییر می باشند و موارد ذکر شده در این مقاله صرفا مثال می باشند.

مرتبط بخوانید : چه گواهینامه هایی برای شما مناسب است ؟

سازمان ها می بایست توجه کنند که فاز مستندات سازی از این حیث حائذ اهمیت است ، که هر آنچه در این مرحله تهیه و تدوین گردد ، معیار عمل خواهد بود و پس از اتمام فاز مستند سازی کلیه فرایندها موظفند تا فعالیت های خود را بر اساس روش های تدوین شده انجام دهند .

مشاوره ایزو و ارسال پیام در واتس آپ 

فاز سوم : سابقه سازی

در این فاز ، صاحبان فرایندها می بایست شروع به انجام امور جاری خود بر اساس روش های اجرایی و تهیه سوابق مطابق با روش های تهیه شده نمایند ، به صورت کلی تا زمانی که یک فرم هنوز تکمیل نشده ، سند نامیده می شود و زمانی که تکمیل شد تبدیل به سابقه میشود .

در خصوص سوابق ، نحوه نگهداری ، دوره نگهداری ، مسئول نگهداری بسیار مهم است .

در این فاز نیز همچون فاز مستند سازی ما دو گروه سابقه داریم ، سوابق عمومی و سوابق فنی

سوابق عمومی :

• سابقه ممیزی داخلی
• سابقه تحلیل داده ها
• سابقه بازنگری مدیریت
• سابقه اهداف و برنامه های مدیریت
• سابقه اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه

سوابق فنی :

•  سابقه تولید
• سابقه کنترل کیفیت
• سابقه انبار
• سابقه آموزش
• سابقه کنترل محصولات نامنطبق
• سابقه نظر سنجی از مشتریان
• سابقه شکایات مشتریان

سازمان ها ، پس از سپری کردن این سه فاز آمادگی ثبت و صدور گواهینامه را پیدا میکنند ، در این مرحله می توانند با توجه به شرایط خود یک شرکت گواهی دهنده معتبر را انتخاب نموده و ممیزی سوم شخص را جهت ثبت و صدور گواهینامه انجام دهند .

مهم ترین نکته ای که مشاوران و کارفرمایان بایستی به آن توجه کنند ، این مهم است که مستندات هر سازمانی مانند لباسی فاخر است که بایستی به تناسب نیاز به قامت مجموعه دوخته شود، در تهیه این جامه فاخر باید به پارامترهایی مانند سایز سازمان ، زمینه فعالیت ، شرایط و امکانات ، فرهنگ سازمانی توجه ویژه ای شود .

ثبت درخواست یکساعت مشاوره

در خصوص دریافت ایزو برای مجموعه خود نیاز به مشاوره ایزو دارید؟ به گرمی پاسخگوی شما هستیم. شماره پشتیبانی مستقیم : 09194680362

مرتبط بخوانید:

مشاوره ایزو 9001 : نکات مهمی که باید بدانید! ایزو (ISO) چیست؟ روش اجرایی ایزو + نکات مهم در استقرار ایزو! شرکت مشاوره ایزو : بهترین شرکت مشاور